Untuk apa SIM Diperlukan

Informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan  pada database  menjadi sebuah  produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistem ini juga harus bisa membagi informasi yang diolahnya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan dapat  mendapatkan  informasi yang mereka butuhkan.

Pada sebuah instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial. Masing-masing tahap dalam  proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu  tertentu perusahaan akan  mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

 Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam  mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”. Komputer bermanfaat untuk tugas-tugas pengolahan data, tetapi sebuah sistem informasi manajemen  melaksanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam  mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu  perencanaan taktis dan  pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah  supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan  rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi  bagi  instasi perusahaan antara lain:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan tersedianya  perantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam  memanfaatkan  sistem informasi secara kritis.
3. Mengantisipasi dan  memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
4. Memperbaiki  produktivitas dalam aplikasi  pengembangan dan  pemeliharaan sistem.

Dengan demikian, nilai suatu  informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan  biaya  mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah  menjadi sebuah pengetahuan baru yang  akan selalu mengikuti perkembangan zaman.